员工采购办公用品，原来有这么多讲究

发布者：窈窕美男 2023-4-15 07:35

在公司经营过程中，办公用品是不可或缺的。而负责采购办公用品的员工，在采购过程中有一些需要注意的税务事项。

一个真实的案例，最近深圳的一个创业公司被税务局要求整改了，原因就是因为这家公司在采购办公用品的时候，是由员工使用自己的个人账户付账的，然后再找公司报销。

这种情况是挺常见的，因为很多时候为了方便，员工都会自己垫付采购办公用品的钱，然后再回去找公司报销。

但是之所以会被整改是因为这种情况的风险还是比较大的，毕竟采购公司办公用品的费用应该是由公司的公共账号支出的，而员工自己选择垫付的话，在记账的时候就会有矛盾。

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那么员工个人垫资采购办公用品的时候，有什么需要注意的事情呢？

第一点，员工垫资的费用最好不要过大。

首先垫付资金过大的话，对员工本身来说就不是特别方便，因为一般公司报销的手续还挺繁琐的，金额过大的话，员工自己的资金流转也不方便。

再就是，如果发票出现问题，那财务在办公费用这一块就没办法报销了，公司的账目也会出现问题。

第二点，员工垫资费用报销一定要及时。

报销费用不及时的话，第一个对于员工来说会造成一定的麻烦；第二个是账目上的会计数据真实性也会有疑问；第三个就是报销不及时，税务局在核查的时候，可能就会怀疑这个费用的真实性，毕竟采购办公用品的费用是由员工个人账户支付的。

第三点，一般来说负责采购办公用品的员工不宜过多，就算是采购办公用品的员工数量多，但是垫资的员工数量最好不要太多。

因为数量太多的话，在税务局那里可能就有发票抵税的嫌疑，税务局会核查员工相应的工资或者福利费，要求员工补缴个税也是有可能的。

因此，如果想要规避员工垫资采购办公用品带来的风险，那么公司一定要建立健全的报销制度。如果公司觉得对公账户付钱的时候不方便，那公司也可以创建一些微信或者支付宝的对公账户，现在这两个APP也可以创造公司的对公账户了。所以让员工去采购办公用品之前最好先让员工采购的备用金，尽量不要让员工自己垫资。

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