100种·职业探索-文员

说明：职业探索系列内容，根据过往经验、咨询客户访谈、网络资料搜集总结所出，不一定全面，仅供参考。

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【职业探索系列】第七个职业--文员

1、职业定位

定义：文员是公司的基层职员，一般从事文件处理工作，也有许多的公司从薪金上划分职员的级别，有些公司对文员的要求很高，也赋予一些权力。也有可能是踏入管理阶层的第一步。

解读：所谓的文员也就是文职人员，即主管经理之助理之类的。

在不同的公司，文员一职所做的工作都有所不同，通常情况下，文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事务之类的工作，总之都比较繁琐的事。另外，有些公司的文员还要协助会计做一些记帐工作。

分类：行政文员、人事文员、文案文员、档案文员、销售文员等

人事文员：人事考勤、人员招聘、薪酬计算、社保办理及后勤管理。
文案文员：起草文件合同等文件。
档案文员：管理公司文件、合同等相关的资料。
行政文员：办公室日常事务。
销售文员：协助销售合同及其他营销文件资料的管理、归类、整理、建档和保管工作......

2、岗位职责（来自招聘网站）

人事文员：

1、有较强的沟通能力， 耐心，维护在职人员，同时补充空缺岗位需求的人员
2、在网站上筛选求职者简历，维护招聘渠道并邀约求职人员面试
3、有较强的责任心，对入职工作人员陌生期进行跟进。

行政文员：

1、负责来访人员接待，电话总机的接听转接工作
2、快递收发，对账单核算与付款申请流程
3、前台办公区域环境的日常维会议室管理
4、办公行政物品的申购发放登记工作
5、早会表、值班表、保安值班表的制作
6、宿舍入住安排水电费核算及居住系统的申报
7、食堂的对接与对账
8、工衣，鞋柜申请分发管理
9、厂房租赁水电统计报表，固定资产管理
10、上级领导交待的其它工作

跟单文员：

1、负责接收客户，审核单据，根据协议、合同、订单、信用证的规定，以及相关业务的具体要求，收集、录入各类数据，制作及准备合同以及执行中所需的收发货等各种文件；
2、负责税票催收、货款收付、缴税，完成与工厂的核对工作；
3、负责收集、归类、审核并归各类文件，
4、及时与业务员或业务助理沟通及反馈信息，并协助其开展合作方辅导工作；
5、具有专业理论知识和较强的计算机操作技能。

销售文员：

1、负责公司销售合同及其他的文件资料的管理、归类、整理、建档保管工作。
2、负责销售订单录入、排期、安排出货，货物跟踪等
3、负责与各部门互相协调，跟进订单进度，完成客户订单交期出货。
4、客户的询价报价，按需求做报价单，订单、合同。
5、跟进客诉的处理进度，及时沟通。

3、工作内容浅谈（经验、客户访谈、网络资料搜集）

1、文员的素养

①专业协助好上司

②洞察更深需求，做出反馈

③提高，胜任更多内容

2、工作内容差异

文员的工作内容要看是什么文员，办公室文员表格做得比较多；销售文员对接销售/市场，做数据打电话的比较多；前台文员接待客人，收寄快件，接听电话的较多...所以文员有分门别类。

文员的核心就是后勤保障工作，尤其是小公司，一个文员能顶半边天。

知乎一个网友这样描述她的办公室文员的工作：“打印报销得找我，公司考勤我要管，办公耗材、老总车票行程也得是我定，总之这种服务性质的后勤保障工作，都堆在我这。总的来说，我觉得这个就没有标准工作流程，和后勤保障相关的活，就都得干，而且一定要主动干，别等领导说，这就是关键。这都是办公室文员本来干的，有些小公司实在是一人多岗，要么还得兼个人事，要么兼个出纳。”

3、举例：生产文员可以学到什么？

知乎网友魑hhh：之前在一个制造公司上了三年班，最开始进公司做的就是生产车间办公室文员，也算是统计，厂长招人的时候就说工作任务就是统计每天每个生产部门的产量，每条线的产量。还有就是哪种产品还差多少，整理办公室资料，录一些数据等。对于我这个从来没接触过制造业的人来说，挺新奇的，进车间去看流水线，一个程序一个程序的，一个产品从最开始的原材料一直到最后一个成品出来，然后也了解了一些原材料的用处。

4、真实转型案例

小启：人事文员3年，转招聘专员
刘陶：销售文员3年，转销售运营2年，转HRBP
美雅：外企前台文员4年，转行政专员2年，升行政主管
小崔：外贸办公室文员2年，转采购助理1年，晋升采购专员
高欣：销售文员2年，转市场专员

4、任职要求（来自招聘网站）

1）沟通表达能力：内外不协调，需要良好的沟通协调能力、语言表达能力，能够处理日常沟通、邮件、电话、接待等工作。

2）办公软件操作：熟练掌握各类办公软件，办公设备操作，文件文档管理等，能满足日常文件处理、表格绘制、图文排版、合同制作等。

3）文字表达能力：掌握基本的文字组织和表达能力，掌握基本的公文写作技巧，比如通知、邀请函、发言稿等。

4）耐心细致：具备高度的耐心和细心，对细节要求高，有一定的收纳整理能力。

5）具备一定的英语水平，能够独立查阅和处理英文资料。（外企）

6）部分岗位需要有财务、人事方面相关经验。

5、入门门槛

通常要求大专或本科学历。同时还要有良好的语言表达能力，熟练掌握办公软件，具备组织能力、沟通能力以及细节把控能力。

专业选择：与之相关的文职类专业

比如：文秘、办公自动化、公共关系、档案管理、文书学、汉语言、人力资源、信息管理、行政管理等文职类专业。

其中，行政管理是最常见的文职类专业，主要负责机构内部的日常管理和运营，包括文件处理、会议组织、档案管理等。

职场人转型：门槛不高，基本属于立等可转的。

6、薪资福利

3000-12000不等

一般一线城市薪资稍微高一些，北上广深等地文员月薪在4K-10K之间，小城市月薪大概在2K-5K之间。

文员也有初级高级之分，懂英语和不懂英语的薪酬差距也挺大。以上仅为一般参考，不同行业、不同地区、不同公司的薪资水平都会有所不同。

7、发展路径

第一类：专业行政方向

行政文员/专员-行政主管-行政经理-行政总监

第二类：相关方向

·行政人事文员-人事专员-人力资源经理-人力资源总监

·行政人事文员-人事专员-招聘/培训/薪酬/绩效经理

·销售文员-销售/市场助理-销售/市场-销售/市场经理

·财务文员-出纳/会计-财务经理

行政人员朝人力资源方向的多一些，因为很多企业行政和人力资源是同在一个部门的，学习人力资源的各项技能也比较方便。

销售文员一般是销售助理的角色，协助业务线处理相关工作，感兴趣可以往业务线发展。业务线发展又有两条路径，销售高手和管理岗，具体看个人意愿。

收入高低，根据个人经验和能力、企业规模和具体职位而定。

7、职业规划建议

该岗位适合霍兰德职业兴趣代码为C的人群。

其特点为：尊重权威和规章制度，喜欢按计划办事，细心、有条理，习惯接受他人的指挥和领导，自己不谋求领导职务。喜欢关注实际和细节情况，通常较为谨慎和保守，缺乏创造性，不喜欢冒险和竞争，富有自我牺牲精神。

文员岗位工作一般创造性的工作内容偏少，多为对内沟通岗位，选择的时候要注意。

文员类岗位虽然很基础，但做个有心人，好好规划自己的职业生涯，也是可以从基础岗位转到理想岗位的。

1、打破认知局限

一般我们认为文员，门槛低，做日常重复性工作，打杂，地位不高，都是辅助性岗位，薪资也不高，压力还不小。

其实文员是一个门槛低但要做好门槛极高的工作。上述是文员状况的一部分，远不是全部。核心是你在什么行业，为什么做文员？你是如何认知文员这个岗位的？

没有人一辈子会做文员，很多时候当做过渡的敲门砖，比如阿里前台成长为合伙人。

2、明确职业规划

都说不要做文员，因为文员没有大发展，文员是一个谁都能指使你，谁都能批评你，什么事都得干，干的多了还得不到功劳的岗位。

我的建议是，做不做，要看你是怎么理解这个职位和你自身的职业发展目标的。

文员是一个统称，实际上很多公司实际的岗位职责是不一样的。

刚毕业踏入社会完全没有工作经验，或全职妈妈转型困难，而且目前自身能力和文员比较匹配，可以考虑做一段时间。

因为文员接触的人多事多，对于企业的管理架构，运营方式，人事关系多少能了解一点，所以你要判断这是个可以学东西有发展空间的岗位还是只是可以供你找份轻松工作混点工资花的。

如果想长期做文员，愿意躺平，不怕被淘汰，就做好以后不后悔不抱怨的心理准备。

根据个人能力、兴趣和规划，提前考虑和准备自己的职业发展路径，是往行政管理、人力资源，还是销售市场方向走，提前规划。

任何一件事情都会是有意义的，关键看我们自己。

3、选的时候看前缀

求职的时候除了关注薪资福利，还要关注这个岗位的后续发展，毕竟很少有人愿意一辈子做文员。

具体该如何选？一个窍门：看前缀。

例如：人事文员、采购文员、财务文员、业务跟单文员、办公室文员，虽然都是文员，但是工作内容和接触的领域各不相同。

可以理解为前缀的助理，如人事助理、采购助理、财务助理、跟单助理等，接触的业务范围，能学到的业务范围，也多是前缀领域内，这就为以后晋升发展奠定了一定的基础。

4、不断学习提升

大部分管理层都是从基层升上去的，很多经理什么的都是从文员做起，任何一个职位都有发展的可能，最重要的是你怎么去学，怎么去做。

既然当下做，就把当下做好，尽可能地提高专业水平和素质。

一般行政人事类的文员相对比较容易升职。如果在本公司升不了，那么学会了该学的东西就跳槽，可以一步一步跳。

只要相信自己，努力去学，努力去做，一定会行的。

另外，不要只顾着自己的一亩三分地，多了解各业务部门工作内容和专业知识。

写在最后：

无论身处哪个行业，在换工作之前，记得整理上份工作所得的经验，盘点下自己学到了什么，懂得了什么，未来的发展是什么，认清自己的优劣势，为下份工作做铺垫和参考。

做文员只是开始，不是结束，做，就自信的做下去，做精做好。

早些明确自己的目标和方向，平时多花时间去学习提升自己，培养自己的兴趣爱好，找到自己的优势，等时机成熟了咱就潇洒的跳槽。

时机很重要，有个好的发展平台也很重要，但更重要的是自己有能力，愿意学习新事物。长路漫漫，未来可期，一起加油！

参考资料

[1]文员,百度百科

[2]魑hhh，知乎

[3]以上图片来自于网络