办公用品审计看似小，最容易暴露内控漏洞

[0,11665]<0,11665,0>今天咱们来聊一聊，如何通过对办公用品的采购，领用和管理流程进行审计。嗯来发现公司的日常内部控制，是不是存在一些容易被忽视的漏洞。[11665,2875]<0,2875,0>没错没错，这个话题挺有意思的对，那我们就开始吧。[14540,5473]<0,5473,0>咱们先来说说，为什么办公用品的审计，经常会抓不住那些真正的风险呢？[20013,13850]<0,13850,0>其实啊最容易被放过的凭证，表面上看起来都是完全合规的，发票审批出库单一个不少，但是一旦追问物品去向，使用人以及是否还在使用，很多人就回答不上来了。[33863,5155]<0,5155,0>看来就是因为这些东西太不起眼了，所以才会让问题隐藏起来对。[39018,13255]<0,13255,0>是的是的，就是因为办公用品太日常了，大家都觉得没什么好查的。其实它是一个单位管理习惯最真实的写照，你把这些小事查明白了，就可以看到整个内控链条是不是真的在有效运作。[52273,6144]<0,6144,0>哦明白了，那为什么在做办公用品审计的时候要先分风险再查链条呢？[58417,16033]<0,16033,0>这是因为审计资源和管理成本都是有限的嘛，你不可能每一支笔每一个回形针都去追。所以更合理的方法是先分风险再查链条，这样的话可以保证你抓住关键的问题，避免在一些无关紧要的单据上面浪费时间。[74450,1900]<0,1900,0>明白了，那怎么分风险呢？[76350,19664]<0,19664,0>具体来说呢，可以把样本分为三大类，第一类是高频低价的，比如复印纸硒鼓什么的。第二类是中价可持有的，像工作服工具U盘这种。第三类是低频高价的，比如说电脑打印机。然后针对每一类再去检查不同的风险点和控制环节。[96014,5797]<0,5797,0>好的，那高频低价的这些办公用品，在审计的时候会有哪些特别要注意的风险点呢？[101811,19413]<0,19413,0>这类用品呢虽然每一笔的金额都很小，但是它出现的次数非常多。比如说复印纸硒鼓档案盒胶水回形针鼠标键盘等等。这些东西如果同一个部门，同一个供应商或者同一品类，频繁的出现在采购记录里面，你就要小心了。[121224,1174]<0,1174,0>那具体怎么查呢？[122398,34841]<0,34841,0>你可以把一年的明细全部拉出来，然后按照供应商部门月份，分别做一个汇总。经常会发现有些供应商，虽然每一笔金额都不大，但是他出现的次数特别多。还有一些采购的金额，每次都卡在一个比较敏感的金额之下。甚至有的单位，本来应该通过统一平台去采购的，结果他绕过了这个制度，通过个人报销或者去线下门店临时采购。那这就会导致，看似很正常的办公用品采购，其实可能是整个采购控制失效的一个信号。[157239,5080]<0,5080,0>确实是这样，那中价可持有的办公用品，会有哪些特殊的风险点呢？[162319,17880]<0,17880,0>这类物品比如说工作服工具移动硬盘U盘硒鼓椅子这些。因为它有一定的价值，又可以被个人或者部门长期持有，所以很容易在出库之后就去向不明。你光看单据的话，好像手续都是齐全的，但其实它的去向根本就没有被真正的追踪到。[180199,3823]<0,3823,0>听起来这类物品很容易在流转的过程当中失控啊。[184022,18588]<0,18588,0>最常见的就是，凭证后面虽然附了出库单，但是没有详细的领用明细，没有领用人的签字。也没有部门的二级台账和定期的盘点。那这个东西到底被谁拿走了，用在了什么地方，还剩多少，其实是说不清楚的，这就是典型的内控链条断裂。[202610,5421]<0,5421,0>说到这，那低频高价的办公用品，在审计的时候会有哪些特殊的关注点呢？[208031,15198]<0,15198,0>这类主要是像电脑打印机投影仪空气净化器文件柜这些。金额比较大但使用年限又比较长的物品。他们经常会被笼统的记作办公用品。然后直接就费用化处理了，这样就很容易会漏掉资产的管理程序。[223229,5020]<0,5020,0>这样的话，是不是很容易出现账实不符，或者说责任不清的情况？[228249,27300]<0,27300,0>没错没错，因为这些东西其实按照规定，应该要入固定资产账，或者作为低值易耗品进行实物管理的。但如果直接就费用化了，那就不会有资产卡片，也没有明确的使用人和责任人。等到盘点或者报废的时候就没有办法追查，所以审计的时候不能只看发票上面写的办公用品，一定要看具体的品名，单价和预计使用年限，来判断它到底是不是属于资产。[255549,5230]<0,5230,0>哦懂了，那在对办公用品进行审计的时候，六个关键环节是什么呢？[260779,27276]<0,27276,0>这六个环节分别是申请采购验收入库领用和后续管理。在每个环节都要问清楚，是谁在操作，为什么要这样操作，有没有留下清晰的记录。比如说申请环节要搞清楚，这个申购人是谁，为什么需要这个东西，仓库里面是不是已经有类似的物资了。采购环节要关注，采购的方式是不是合规的，是走的统一采购还是说临时的线下采购。[288055,2500]<0,2500,0>这中间哪个环节是最容易被忽略的呢？[290555,20518]<0,20518,0>其实最容易被忽略的就是验收环节。很多人觉得办公用品嘛，没有什么好验收的，但如果没有验收的话，后面所有的入库出库的记录都是没有保障的。你根本就不知道这些东西是不是真的收到了，数量对不对，质量有没有问题，所以没有验收这个环节，整个内控链条就是不完整的。[311073,7982]<0,7982,0>了解了，那现在电子化的采购和审批流程越来越普及了，在这种情况下，审计人员应该怎么去发现新的风险点呢？[319055,35251]<0,35251,0>虽然说用了电子采购平台，电子审批和电子发票。确实看起来流程更规范了，但其实也不是说有了系统就可以高枕无忧了。最关键的还是要关注，到底是谁在下单，谁在审批，谁在验收。比如说如果有一个账号，既可以下单又可以审批，那这个就会有非常大的风险。或者说，审批人根本就不看内容直接就点同意，那这个审批其实就没有意义了。还有就是明明有线上平台，但是大量的采购都走线下报销，那这个系统其实就被架空了。[354306,4504]<0,4504,0>用了电子化的流程之后，有没有什么办法可以让审计工作变得更高效呢？[358810,37269]<0,37269,0>当然有啦，数字化其实给了我们一个很好的入口。你可以直接把全年的采购明细导出来。然后用数据透视表，按照供应商部门品类月份。快速的筛选出一些异常的模式。比如说某个供应商反复出现。某个部门的耗材费用明显偏高。或者说某一类物品总是在年底扎堆采购。又或者是说，每一笔采购金额都刚好卡在审批的节点之下。这些异常的模式就是你要重点追查的，这样的话可以帮你大大缩小你的审计范围。让你更快的找到可能存在的问题。[396079,8617]<0,8617,0>明白了，那在审计的过程当中，发现了一些异常情况，比如说采购没有走平台或者说单据不齐全，这种情况应该怎么处理？[404696,16359]<0,16359,0>发现异常的时候千万不要马上就下结论说这是一个问题。比如说没有走平台，有可能有合理的原因。出库单信息不全，也不代表东西就真的没有发出去。关键还是要去了解单位自己的资产确认标准和管理制度，然后再去做判断。[421055,6957]<0,6957,0>所以就是说，审计不是说一看到有偏差马上就定性，而是要客观的去记录和分析。[428012,24728]<0,24728,0>是这个意思，你要把这个疑点详细的记录下来，比如说这个是什么现象，它涉及到哪个环节，缺少什么资料，可能会影响哪方面的判断，然后下一步需要补充什么样的证据。同时要避免两种倾向，一种是对小金额的项目不重视。另一种是一看到有异常就过分的怀疑。要在这些细节里面去洞察管理的实际情况，同时又要保持专业的谨慎。[452740,6543]<0,6543,0>没错，那咱们来总结一下，就是说，这个办公用品审计的流程和它的实际意义到底是什么？[459283,32812]<0,32812,0>其实整个的流程就是先把办公用品分成三类。高频低价的，要重点关注有没有违规的拆分采购和绕开制度的情况。中价可持有的，主要看领用登记和台账是不是完善的。低频高价的，要查一查有没有乱入费用或者说资产管理不到位的。然后再去针对每一类，去追问六个环节，就是谁申请的怎么采购的谁验收的怎么入库的谁领用的，最后怎么管理的。这样的话就可以很快的抓住关键的风险点。[492095,3176]<0,3176,0>对新人来讲，这样的一个流程是不是很容易上手？[495271,20348]<0,20348,0>是很容易上手的，而且这个也不光是说让你去盯一支笔一个本。它其实反映的是一个单位，对于日常的小事是不是有一个严肃的态度，和一个闭环的管理。如果连这些最基本的东西都管不好，你很难相信他们在大的项目和资产上面会管理的多么到位，所以这就是审计的真正意义所在。[515619,11536]<0,11536,0>好的，今天咱们聊了这么多关于办公用品审计的一些容易被忽视的细节和方法。其实就是想提醒大家，关注小事，关注日常，才能真正的把内控做到位。[527155,6760]<0,6760,0>OK，那这期节目咱们就到这里啦，感谢大家的收听，咱们下期再见吧，拜拜拜拜。